Gestione Documentale

Pubblicato da admin | 2020-11-05 17:40:31 | gestione documentale, dms, Alfresco, Geodoc |

Servizi per il trattamento e la gestione elettronica dei documenti.

L'archivio di un'azienda permette di avere informazioni sulla storia dell'azienda stessa, attraverso i documenti di tipo amministrativo, commerciale e generale.
C'è una stretta correlazione tra l'archiviazione dei documenti e delle pratiche con l'organizzazione del lavoro.

Qualunque azienda, a prescindere dal campo in cui operi, rende i propri dipendenti e collaboratori perfettamente consci del ruolo vitale che riveste l'archiviazione per la propria attività; una maggiore comprensione delle problematiche ad essa connesse, quindi, non può che tradursi in una migliore organizzazione del lavoro.

L’ARCHIVIO CARTACEO NON E’ IL CORE BUSINESS DI NESSUNA AZIENDA
… MA SOLAMENTE UN PROBLEMA.

“La nostra missione è trasformare i documenti in informazioni e distribuirle in modo semplice ed efficiente
con l’obiettivo di creare valore aggiunto e vantaggio competitivo per i nostri clienti”

La nostra proposta di gestione documentale si basa su Alfresco.
L'introduzione di Alfresco può essere fatta in modo completamente trasparente per l'utente finale che potrà continuare a lavorare come se disponesse ancora di un disco di rete condiviso, nel contempo nuove funzionalità saranno a sua disposizione come:
•    Ricerche semplici, avanzate e full-text
•    Gestione delle versioni e dello storico delle modifiche
•    Meccanismi di workflow
•    Sistema di commenti e discussioni sui documenti
•    Gestione dei metadati
•    Politiche di sicurezza per limitare l'accesso e/o le modalità di utilizzo del documento
•    Sistema di regole per l'automatizzazione dei processi
Il risultato nell'utilizzo di Alfresco è un grosso risparmio di tempo e di denaro, documenti difficilmente reperibili possono essere ora trovati con una semplice ricerca full-text, documenti riservati possono essere ora protetti con un semplice click e così via.
offriamo prodotti, servizi e consulenza per:
  • Riorganizzazione e riordino di archivi
  • Ripresa digitale di documenti sfusi, volumi o documenti rilegati (anche di grande formato)
  • Indicizzazione documenti e Data Entry
  • Dematerializzazione dei documenti
  • Servizi di Repository per la gestione dei documenti digitali

Riorganizzazione e riordino archivi
i nostri esperti analizzeranno i Vostri documenti, il Vostro modo di lavorare e Vi proporranno una riorganizzazione atta al miglioramento della produttività aziendale.

Ripresa digitale di documenti sfusi, volumi o documenti rilegati (anche di grande formato)
A seconda della tipologia di documenti che utilizzate, siamo in grado di consigliarVi sull'acquisto dell'hardware necessario o effettuare la scansione per vostro conto; il nostro parco hardware ci permette di trattare documenti di ogni genere:
Planetari Microfilm fino al formato A0
Scanner rotativi ad alta velocità
Planetari digitali fino al formato A1
Scanner robotizzati per libri e volumi
Scanner microfilm ad alta velocità
Scanner per mappe e disegni

Indicizzazione documenti e Data Entry
una volta effettuata la scansione siamo in grado di organizzare il data entry e l'indicizzazione del Vostro archivio.

Dematerializzazione dei documenti

Servizi di Repository per la gestione dei documenti digitali
  FACILITÀ D'USO E DI INTRODUZIONE
L'utente dispone di un'interfaccia semplice e flessibile con la quale interagire per gestire i documenti. Tramite il protocollo CIFS è inoltre possibile gestire i documenti in Alfresco come se si stesse lavorando su una cartella di Windows. Questa modalità di lavoro consente di sostituire il disco di rete condiviso con Alfresco senza modificare le modalità di lavoro degli utenti.
DOCUMENTI DISPONIBILI
La possibilità di accedere in qualunque momento ai nostri documenti in modo facile e veloce, da qualsiasi dispositivo, in modo protetto, sia in intranet che internet.
DISCO CONDIVISO AVANZATO
Alfresco permette di sostituire il classico disco di rete con un repository centralizzato di documenti, organizzato e strutturato in modo totalmente personalizzato che internet.
POTENTE RICERCA
un potente motore di ricerca ci permette di individuare immediatamente i nostri documenti in base al valore dei campi di ricerca o al loro contenuto.
WORKFLOW
La possibilità di definire i flussi documentali con assegnazione dei permessi ed approvazioni a seconda del ruolo svolto permettono in qualsiasi momento di sapere a che punto è un determinato documento e di velocizzare l'iter procedurale.
ARCHIVIAZIONE DELLA POSTA
tramite il protocollo IMAP è possibile utilizzare Alfresco come gestore delle mail per l'archiviazione delle mail aziendali, gestendo di fatto la mail come se si trattasse di un documento qualsiasi. Inoltre, mediante le regole di automatizzazione dei processi, è possibile definire dei filtri per la suddivisione delle mail in base al mittente, alla priorità, all'oggetto, definire dei redirect per inoltrare le mail che soddisfano taluni requisiti e molto altro ancora.

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